Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is Global Trade Group sp. z o.o., gevestigd aan Al. Jerozolimskie 133/2, 02-304 Warszawa, Polen, btw-nummer: PL5342677352, KRS: 0001096244, REGON: 528171483 (hierna: “ZOI Matcha” of de “Verwerkingsverantwoordelijke”). Voor zaken die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen: • E-mail: info@zoimatcha.com • Telefoon: +48 516 126 213 • Correspondentieadres: Al. Jerozolimskie 133/2, 02-304 Warszawa

2. Welke gegevens we verzamelen

Afhankelijk van de manier waarop je onze website gebruikt, kunnen we de volgende categorieën gegevens verzamelen:

• Identificatiegegevens: voornaam, achternaam
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, correspondentieadres
• Adresgegevens: bezorgadres en factuuradres
• Transactiegegevens: bestelgeschiedenis, informatie over betalingen
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, cookies
• Activiteitsgegevens: browsegeschiedenis, productvoorkeuren, verlanglijst
• Communicatiegegevens: de inhoud van berichten, aanvragen en reviews
• Opmerkingen bij je bestelling: wat je invult in het veld “Opmerkingen bij je bestelling” (bijvoorbeeld aanwijzingen voor de koerier) — we vragen je daarin geen informatie over gezondheid en geen gegevens van andere personen te vermelden
• Inhoud van de winkelwagen zonder inloggen: producten en aantallen, opgeslagen onder een willekeurige identificatiecode van de browser; je e-mailadres en voornaam koppelen we daar pas aan wanneer je ze in het bestelformulier invult
• Bedrijfsgegevens uit een groothandelsaanvraag: bedrijfsnaam, btw-nummer, contactpersoon, e-mail, telefoon, plaats en de inhoud van het bericht
• Als je toestemming geeft voor analytische cookies, krijgen je winkelwagen en je bezoek in onze statistieken een gemeenschappelijke willekeurige identificatiecode — zo zien we op welk punt het winkelen is afgebroken. Wanneer je je e-mailadres in het bestelformulier invult, wordt dit bezoek aan jou gekoppeld
• Opname van het verloop van je bezoek — uitsluitend met je toestemming voor analytische cookies: scrollen, klikken en de weergave van de pagina, zonder wat je in formuliervelden typt

3. Doeleinden van de verwerking

We verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van bestellingen en koopovereenkomsten (art. 6 lid 1 onder b AVG)
• Beheer van je klantaccount en je profiel (art. 6 lid 1 onder b AVG)
• Contact over bestellingen, klachten en vragen (art. 6 lid 1 onder b of f AVG)
• Versturen van de nieuwsbrief en marketingcommunicatie — met je toestemming, gegeven bij het aanmelden op de website of door een vakje aan te vinken in het bestelformulier van een bestelling die je online betaalt (in dat geval geldt de toestemming vanaf het moment waarop de bestelling is betaald); we leggen vast wanneer en waar de toestemming is gegeven (art. 6 lid 1 onder a AVG)
• Statistische analyse en verbetering van de kwaliteit van onze diensten (art. 6 lid 1 onder f AVG)
• Meten van de effectiviteit van advertenties op de platforms van Meta (Facebook, Instagram) en het richten van die advertenties op mensen die de webwinkel hebben bezocht — de Meta-pixel, alleen met je toestemming voor marketingcookies (art. 6 lid 1 onder a AVG). Voor het verzamelen van deze gegevens op onze website en het doorgeven ervan aan Meta zijn we gezamenlijk met Meta Platforms Ireland Ltd. verantwoordelijk; de verdere verwerking valt onder de verantwoordelijkheid van Meta en wordt beschreven in het privacybeleid van Meta
• Opnemen van het verloop van bezoeken om de plekken te vinden waar de webwinkel tekortschiet — met je toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG)
• Versturen van een link naar je winkelwagen en één herinnering — op je verzoek, dat je aangeeft door in het bestelformulier een vakje aan te vinken (art. 6 lid 1 onder a AVG)
• Eenmalige melding dat een uitverkocht product weer op voorraad is — op je verzoek, bevestigd via de link in de e-mail: eerst een bericht met die link, daarna één bericht wanneer het product terug is (art. 6 lid 1 onder a AVG)
• Eenmalige melding van de lancering van een product, die je aanvraagt in het onderdeel “Lancering” op de startpagina en bevestigt via de link in de e-mail — eerst een bericht met die link, daarna één bericht wanneer het product in de webwinkel verschijnt (art. 6 lid 1 onder a AVG)
• Publicatie van productreviews: we tonen de voornaam, de beoordeling en de tekst; het e-mailadres publiceren we niet — dat gebruiken we om contact op te nemen over de review en, samen met het bestelnummer, om de aankoop te bevestigen (art. 6 lid 1 onder f AVG)
• Herinnering aan een niet-afgeronde bestelling, gestuurd naar het adres dat in het bestelformulier is opgegeven: maximaal drie berichten; één klik in een van die berichten beëindigt alle herinneringen over de winkelwagen (art. 6 lid 1 onder f AVG)
• Koppeling van de winkelwagen aan het bezoek in de statistieken — met je toestemming voor analytische cookies (art. 6 lid 1 onder a AVG)
• Beantwoording van een aanvraag voor een groothandelssamenwerking die is verstuurd via het formulier op de pagina /nl/groothandel (art. 6 lid 1 onder b en f AVG)
• Nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van boekhouding en belastingen (art. 6 lid 1 onder c AVG)
• Instellen van of verweer tegen rechtsvorderingen (art. 6 lid 1 onder f AVG)

4. Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld: • Gegevens in verband met je bestelling: gedurende de looptijd van de overeenkomst + 5 jaar (fiscale en boekhoudkundige verplichtingen) • Opmerkingen bij je bestelling: in onze webwinkel 90 dagen na het plaatsen van de bestelling; de kopie die naar het orderbeheersysteem (BaseLinker) is doorgestuurd, blijft daar samen met de bestelling bewaard, zoals hierboven vermeld • Gegevens van je klantaccount: tot je account wordt verwijderd • Marketinggegevens: tot je je toestemming intrekt • Gegevens uit cookies: volgens de cookie-instellingen (maximaal 12 maanden) • Gegevens over klachten: 1 jaar na afronding van de klachtenprocedure • Opnames van het verloop van bezoeken: 30 dagen • Adres dat je hebt opgegeven om een link naar je winkelwagen te ontvangen: 30 dagen; meld je je af, dan verwijderen we het meteen — alleen een hash van het adres blijft bewaard (een pseudoniem: het adres zelf bewaren we niet, maar aan de hash herkennen we het als het opnieuw wordt opgegeven), zodat we je niet opnieuw mailen (12 maanden) • Adres dat je hebt opgegeven voor een melding over de beschikbaarheid van een product: zonder bevestiging via de link in de e-mail — 7 dagen; na bevestiging — tot de melding is verstuurd, maximaal 180 dagen. Na verzending bewaren we 12 maanden lang de hash van het adres (pseudoniem) met de datum van het verzoek • Adres dat je hebt opgegeven voor een melding over een lancering: zonder bevestiging via de link in de e-mail — 7 dagen; na bevestiging — tot de melding is verstuurd, maximaal 180 dagen. Na verzending bewaren we 12 maanden lang de hash van het adres (pseudoniem) met de datum van aanmelding en bevestiging, als bewijs dat om het bericht was gevraagd • E-mailadres van de schrijver van een review: 90 dagen na het plaatsen van de review; de review en de voornaam waarmee die is ondertekend, blijven bewaard, en om de regel “één review per persoon” te bewaken ook de hash van het adres (pseudoniem) • Winkelwagen zonder inloggen: het e-mailadres en de voornaam verwijderen we 90 dagen nadat ze zijn ingevuld; een winkelwagen zonder adres — 30 dagen na de laatste activiteit; een winkelwagen die een bestelling is geworden, bewaren we 12 maanden (na 90 dagen zonder contactgegevens) • Na afmelding voor de herinneringen over je winkelwagen blijft alleen de hash van het adres (pseudoniem) bewaard, zodat we je niet opnieuw mailen (12 maanden) • Aanvraag voor een groothandelssamenwerking (bedrijf, contactpersoon, e-mail, telefoon, plaats, btw-nummer): 2 jaar na verzending

5. Delen van gegevens

Je persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met de volgende categorieën ontvangers:

• Koeriers- en logistieke bedrijven (InPost, de tussenpersoon Apaczka.pl en de vervoerders DPD, DHL, Poczta Polska, GLS, UPS, FedEx en ORLEN Paczka) — voor het uitvoeren van de bezorging
• Betaaldienstverlener (Stripe) — voor de verwerking van transacties
• Leverancier van het systeem voor order- en voorraadbeheer (BaseLinker) — voor het klaarmaken en verzenden van bestellingen; daar komen de gegevens van de bestelling terecht, waaronder de opmerkingen bij de bestelling
• Aanbieder van de dienst voor het verzenden van e-mails (Resend) — voor het bezorgen van berichten over bestellingen, meldingen en herinneringen
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook, Instagram) — alleen met je toestemming voor marketingcookies: informatie over bezochte pagina’s, bekeken producten, het toevoegen aan de winkelwagen en de aankoop, om de effectiviteit van advertenties te meten en ze gericht te tonen
• Aanbieders van IT- en hostingdiensten — voor het onderhoud van de infrastructuur van de website
• Boekhoudkantoor — voor het voeren van de boekhouding
• Overheidsinstanties — wanneer de wet dat vereist

We verkopen je persoonsgegevens niet. Een deel van onze leveranciers (Resend, Stripe, Google, Meta) is in de Verenigde Staten gevestigd of geeft gegevens door naar dat land; worden daardoor gegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan gebeurt dat op basis van een besluit van de Europese Commissie waarin een passend beschermingsniveau wordt vastgesteld (het EU-VS-kader voor gegevensbescherming), of op basis van modelcontractbepalingen.

6. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht van inzage — je kunt informatie krijgen over de gegevens die we verwerken
• Recht op rectificatie — je kunt vragen om onjuiste gegevens te corrigeren
• Recht op gegevenswissing — het “recht op vergetelheid” in bepaalde gevallen
• Recht op beperking van de verwerking — je kunt verlangen dat de verwerking wordt opgeschort
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens — je kunt je gegevens in een machineleesbaar formaat ontvangen
• Recht van bezwaar — tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang
• Recht om je toestemming in te trekken — op elk moment, zonder gevolgen voor de verwerking die daarvóór heeft plaatsgevonden
• Recht om een klacht in te dienen bij de voorzitter van de Poolse Autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens (UODO)

Wil je je rechten uitoefenen? Neem dan per e-mail contact met ons op: info@zoimatcha.com

7. Cookies

Onze website gebruikt cookies (kleine tekstbestanden) om goed te functioneren, het verkeer te analyseren en de inhoud te personaliseren. Soorten cookies die we gebruiken: • Noodzakelijk — vereist om de website te laten werken (winkelwagen, inlogsessie) • Analytisch — ze helpen ons te begrijpen hoe gebruikers de website gebruiken: onze eigen Umami-statistieken op onze server en — alleen met je toestemming — een opname van het verloop van je bezoek (scrollen en klikken; wat je in formuliervelden typt, wordt afgeschermd, en we verwijderen de opnames na 30 dagen) • Marketing — alleen met je toestemming: de Meta-pixel (Facebook, Instagram), geladen via Google Tag Manager. Die meet de effectiviteit van onze advertenties (bezochte pagina’s, bekeken producten, toevoegen aan de winkelwagen, aankoop) en maakt het mogelijk advertenties te richten op mensen die de webwinkel hebben bezocht. Zonder die toestemming worden Google Tag Manager en de Meta-pixel niet geladen • Functioneel — ze onthouden je voorkeuren (taal, valuta) Je kunt je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via “Cookie-instellingen” (de link onderaan elke pagina) en in de instellingen van je browser. Het uitschakelen van noodzakelijke cookies kan de werking van de website beïnvloeden.

8. Beveiliging van gegevens

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of vernietiging: • SSL/TLS-versleuteling van alle verbindingen • Naleving van PCI DSS voor betaalgegevens • Regelmatige beveiligingsaudits • Toegangsbeheer op basis van rollen • Back-ups van gegevens • Training van medewerkers op het gebied van gegevensbescherming

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring bij te werken. Over belangrijke wijzigingen informeren we je per e-mail of met een bericht op de website. We raden je aan de actuele versie van dit document regelmatig te raadplegen.

10. Contact

Heb je vragen over de bescherming van persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op: Global Trade Group sp. z o.o. Adres van de zetel: Al. Jerozolimskie 133/2, 02-304 Warszawa, Polen Correspondentieadres: Al. Jerozolimskie 133/2, 02-304 Warszawa Btw-nummer: PL5342677352 | KRS: 0001096244 | REGON: 528171483 E-mail: info@zoimatcha.com Tel.: +48 516 126 213